Regnskab og økonomi for foreninger

En sund økonomi er fundamentet for en velfungerende forening. Denne guide hjælper jer med at vælge de rigtige digitale værktøjer til bogføring, kontingentopkrævning og økonomistyring – så kassereren får mere tid til det sjove.

Økonomiopgaver i foreningen

Kassererens hovedopgaver

Typiske opgaver:

• Bogføring af indtægter og udgifter
• Kontingentopkrævning
• Betaling af regninger
• Budget og budgetopfølgning
• Årsregnskab
• Rapportering til bestyrelsen

Digitale værktøjer hjælper

Fordele ved digital økonomi:

• Automatisk bogføring
• Overblik i realtid
• Nem dokumentation
• Automatiske påmindelser
• Færre fejl
• Nem overdragelse

Regnskabsprogrammer til foreninger

Oversigt over muligheder

Løsning	Pris	Bedst til
Excel/Sheets	Gratis	Meget små foreninger
Billy	Fra 0 kr/md	Små foreninger
Dinero	Gratis-99 kr/md	Mindre foreninger
Economic	Fra 349 kr/md	Større foreninger
Medlemssystem	Inkluderet	Integreret løsning

Excel / Google Sheets

Hvornår det er nok:

• Under 50 transaktioner/år
• Simple ind- og udgifter
• Én person håndterer alt

Fordele:

• Gratis
• Fleksibelt
• Alle kender det

Ulemper:

• Manuel indtastning
• Ingen automatik
• Risiko for fejl
• Svær overdragelse

Billy

Enkelt og brugervenligt:

• Dansk udviklet
• Gratis version tilgængelig
• Integration med bank

Funktioner:

• Bogføring
• Fakturering
• Bankintegration
• Rapporter

Passer til: Små foreninger med få transaktioner

Dinero

Populært blandt småvirksomheder:

• Gratis grundversion
• Dansk og let at bruge
• God mobilapp

Funktioner:

• Bogføring
• Fakturering
• Bankafstemning
• Kvitteringsscanning

Passer til: Foreninger der vil have simpelt, professionelt system

Economic (e-conomic)

Mere avanceret:

• Mange funktioner
• Stærk på rapportering
• Mange integrationer

Passer til: Større foreninger med mange transaktioner

Via medlemssystem

Conventus, Foreninglet m.fl.:

• Økonomi integreret med medlemmer
• Automatisk kontingentbogføring
• Samlet overblik

Fordele:

• Alt samlet ét sted
• Automatik
• Mindre dobbeltarbejde

Kontingentopkrævning

Automatisk opkrævning

Sådan fungerer det:

1. Opsæt kontingenttyper og priser
2. Systemet sender opkrævning automatisk
3. Medlem betaler (MobilePay, kort, etc.)
4. Betalingen registreres automatisk

Betalingsmetoder

Populære i Danmark:

Metode	Fordele	Ulemper
MobilePay	Nemt, alle har det	Gebyrer
Betalingskort	Nemt for bruger	Gebyrer
Bankoverførsel	Ingen gebyrer	Manuelt at matche
PBS	Automatisk	Kræver aftale

MobilePay til foreninger

MobilePay MyShop:

• Modtag betalinger som forening
• Integration med mange systemer
• Gebyr pr. transaktion

Opsætning:

1. Opret MobilePay erhverv
2. Forbind til jeres konto
3. Integrér med medlemssystem
4. Medlemmer betaler nemt

Rykkerproces

Håndtering af manglende betaling:

1. Automatisk rykker efter X dage
2. Evt. anden rykker
3. Personlig kontakt
4. Vurdering af udmeldelse

Tip: Automatiske rykkere sparer tid og er mindre ubehagelige end manuelle.

Bogføring

Grundlæggende bogføring

Hvad skal bogføres:

• Alle indtægter
• Alle udgifter
• Bankbevægelser
• Kontante transaktioner

For hver postering:

• Dato
• Beløb
• Beskrivelse
• Bilag/dokumentation

Kontoplan for foreninger

Typisk simpel kontoplan:

Indtægter:

• Kontingent
• Tilskud
• Sponsorater
• Arrangementer
• Andre indtægter

Udgifter:

• Lokaler/leje
• Udstyr
• Forsikring
• Administration
• Arrangementer
• Transport
• Andre udgifter

Bilagshåndtering

Gem dokumentation:

• Kvitteringer
• Fakturaer
• Kontoudtog
• Kontrakter

Digitalt:

• Scan eller fotografér bilag
• Gem systematisk
• Navngiv logisk (dato_beskrivelse)

Tip: Mange regnskabsprogrammer kan scanne og gemme bilag automatisk via mobilapp.

Budgettering

Årligt budget

Et budget hjælper jer med:

• At planlægge økonomien
• At undgå overraskelser
• At træffe beslutninger
• At søge tilskud

Simpelt budget

Eksempel på budgetstruktur:

Post	Budget	Faktisk	Forskel
Indtægter
Kontingent	50.000	48.000	-2.000
Tilskud	20.000	20.000	0
I alt indtægter	70.000	68.000	-2.000
Udgifter
Lokaler	30.000	30.000	0
Udstyr	10.000	8.000	+2.000
I alt udgifter	40.000	38.000	+2.000
Resultat	30.000	30.000	0

Budgetopfølgning

Tjek løbende:

• Hvor er vi i forhold til budget?
• Kommer der de forventede indtægter?
• Holder udgifterne?
• Skal vi justere?

Årsregnskab

Hvad skal det indeholde?

Minimum for de fleste foreninger:

• Resultatopgørelse (indtægter minus udgifter)
• Balance (aktiver og passiver)
• Noter med forklaringer

Resultatopgørelse

Viser årets drift:

Indtægter
  Kontingent                    50.000
  Tilskud                       20.000
  Andre indtægter                5.000
Indtægter i alt                 75.000

Udgifter
  Lokaler                       30.000
  Udstyr                        10.000
  Forsikring                     5.000
  Administration                 3.000
Udgifter i alt                  48.000

Årets resultat                  27.000

Balance

Viser foreningens formue:

Aktiver
  Bank                          45.000
  Udestående kontingent          5.000
Aktiver i alt                   50.000

Passiver
  Egenkapital primo             23.000
  Årets resultat                27.000
Passiver i alt                  50.000

Revision

Mange foreningers vedtægter kræver:

• Intern revisor (fra foreningen)
• Eller ekstern revisor
• Gennemgang før generalforsamling

Tilskud og fonde

Kommunale tilskud

Typiske tilskud:

• Lokaletilskud
• Aktivitetstilskud
• Medlemstilskud (særligt børn/unge)

Krav:

• Dokumentation af medlemstal
• Regnskab
• Ansøgningsfrist

Fonde og puljer

Muligheder:

• Lokale fonde
• DIF/DGI puljer
• Kulturstyrelsen
• Private fonde

Tips til ansøgning:

• Læs kriterierne grundigt
• Beskriv formålet klart
• Dokumentér behov og budget
• Følg op med rapport

Bankkonto og betalinger

Foreningskonto

Anbefaling:

• Særskilt konto til foreningen
• Ikke privat konto
• Nem netbank
• Gerne gratis eller billig

Fuldmagter og adgang

Vigtigt:

• Minimum 2 personer med adgang
• Klare regler for betalinger
• Underskriftsregler ved større beløb

Sikkerhed

Beskyt foreningens penge:

• Stærke adgangskoder
• To-faktor autentificering
• Verificér betalingsanmodninger
• Vær opmærksom på svindel

Læs mere: IT-sikkerhed for foreninger

Kassererens hverdag

Rutiner

Ugentligt:

• Tjek bankkonto
• Registrer nye transaktioner
• Følg op på manglende betalinger

Månedligt:

• Afstem bankkonto
• Opdatér overblik
• Rapportér til formand/bestyrelse

Årligt:

• Lav budget
• Afslut regnskab
• Generalforsamling

Overdragelse

Ved kasserer-skifte:

1. Grundig gennemgang af alt
2. Adgang til bankkonto
3. Adgang til systemer
4. Dokumentation af rutiner
5. Overlevering af bilag

Print og dokumentation

Hvad skal gemmes?

Gem i minimum 5 år:

• Regnskab
• Bilag
• Kontoudtog
• Vigtige kontrakter

Digital og fysisk

Anbefaling:

• Primært digital opbevaring
• Print vigtige dokumenter til arkiv
• Generalforsamlingsregnskab på papir

Tip: Tonerland har billige printerpatroner til foreningens dokumenter.

Integration med andre systemer

Medlemssystem + Regnskab

Fordele ved integration:

• Kontingent bogføres automatisk
• Medlemsdata kobles til økonomi
• Mindre dobbeltarbejde

Hjemmeside + Betaling

Online tilmelding med betaling:

• Medlemmer tilmelder sig online
• Betaler med det samme
• Alt registreres automatisk

Tip: Med en WordPress-hjemmeside fra Mehosting kan I integrere tilmelding og betaling.

Ofte stillede spørgsmål

Skal vi have en revisor?

Det afhænger af:

• Hvad siger vedtægterne?
• Foreningens størrelse
• Tilskudsgivers krav

Intern revisor: Medlem der gennemgår regnskab (ikke i bestyrelsen) Ekstern revisor: Professionel – typisk kun større foreninger

Hvad med moms?

De fleste foreninger:

• Er ikke momspligtige
• Fradrag for moms er ikke muligt
• Priser inkl. moms i regnskabet

Undtagelser: Foreninger med erhvervsmæssig virksomhed

Hvad med skat?

Typiske foreninger:

• Skattefri hvis nonprofit
• Ingen udbytter til medlemmer
• Formål ifølge vedtægter

Ved tvivl: Kontakt SKAT eller revisor

Hvor længe skal vi gemme bilag?

Minimum 5 år:

• Bogføringslovens krav
• Gem digitalt og/eller fysisk
• Systematisk opbevaring

Tjekliste: Økonomistyring

Grundlæggende

1. Separat bankkonto til foreningen
2. Mindst 2 personer med bankadgang
3. Simpelt bogføringssystem
4. Systematisk bilagsopbevaring
5. Årligt budget

Automatisering

1. Automatisk kontingentopkrævning
2. Integration medlemssystem-økonomi
3. Online betaling (MobilePay/kort)
4. Automatiske rykkere
5. Digital bilagshåndtering

Rapportering

1. Månedlig status til bestyrelsen
2. Budgetopfølgning
3. Årsregnskab til generalforsamling
4. Dokumentation til tilskudsgivere

Konklusion

God økonomistyring:

• Giver overblik og tryghed
• Sparer kassererens tid
• Sikrer korrekt regnskab
• Gør overdragelse nem

Start med:

1. Få styr på bankkonto og adgange
2. Vælg simpelt bogføringssystem
3. Automatisér kontingentopkrævning
4. Lav årligt budget

Husk: Et simpelt system I faktisk bruger, er bedre end et avanceret system der samler støv.

Læs også: Medlemsstyring for foreninger og IT til foreninger - introduktion