Frivilligstyring for foreninger

Frivillige er foreningens rygrad. Uden dem ville de fleste foreninger ikke eksistere. Men at koordinere frivillige kan være en udfordring. Denne guide viser jer hvordan I med de rigtige digitale værktøjer kan gøre frivilligarbejdet lettere for alle.

Udfordringer med frivillige

Typiske problemer

Hvad går ofte galt:

• Svært at rekruttere nye frivillige
• De samme får alle opgaverne
• Manglende overblik over hvem der kan hvad
• Kommunikation der ikke når frem
• Frivillige der brænder ud
• Ingen anerkendelse

Hvordan IT kan hjælpe

Digitale værktøjer giver:

• Overblik over alle frivillige
• Nem opgavefordeling
• Effektiv kommunikation
• Synlighed af indsats
• Bedre planlægning

Frivilligkartotek

Hvad skal I vide?

Grundlæggende information:

• Navn og kontaktinfo
• Roller og kompetencer
• Tilgængelighed
• Interesseområder
• Historik (hvad har de hjulpet med?)

Hvor gemmer I det?

Muligheder:

Løsning	Fordele	Ulemper
Medlemssystem	Integreret	Begrænset funktionalitet
Excel/Sheets	Simpelt, gratis	Manuelt, kan blive rodet
Dedikeret system	Mange funktioner	Ekstra system
Frivilligportaler	Lavet til formålet	Kan være overkill

Praktisk eksempel: Google Sheets

Simpel frivilligoversigt:

Navn	Email	Telefon	Kompetencer	Tilgængelighed	Sidst aktiv
Anna Jensen	anna@email.dk	12345678	Kage, opsætning	Weekender	Sommerfest 2024
Peter Nielsen	peter@email.dk	87654321	Teknik, lyd	Fleksibel	Generalforsamling

Rekruttering af frivillige

Gør det synligt

Hvor annoncerer I?

• Hjemmeside
• Sociale medier
• Nyhedsbreve
• Opslag i lokalet
• Personlig henvendelse

Online tilmelding

Gør det nemt at melde sig:

• Simpel formular på hjemmesiden
• Link i emails og opslag
• Få vigtige informationer
• Bekræft modtagelse

Google Formular eksempel:

• Navn og kontaktinfo
• Hvilke områder interesserer dig?
• Hvornår kan du hjælpe?
• Særlige kompetencer?

Onboarding

Velkomst af nye frivillige:

1. Personlig velkomst
2. Introduktion til foreningen
3. Matchning med opgaver
4. Kontaktperson/mentor
5. Opfølgning efter første opgave

Opgavestyring

Overblik over opgaver

Lav et opgavekartotek:

• Hvilke opgaver har vi?
• Hvor ofte opstår de?
• Hvem kan løse dem?
• Hvor lang tid tager de?

Værktøjer til opgavestyring

Simple løsninger:

• Delt opgaveliste (Google Sheets)
• Trello (visuel tavle)
• Asana (opgavestyring)

Eksempel med Trello:

• Kolonne: Kommende opgaver
• Kolonne: Skal bemandes
• Kolonne: Tildelt
• Kolonne: Udført

Vagtplanlægning

Til events og løbende vagter:

• Doodle (find fælles tidspunkter)
• SignUp Genius (vagtbooking)
• Google Kalender (delt oversigt)

Simpel vagtplan i Sheets:

Dato	Tidspunkt	Opgave	Frivillig	Status
15/6	10-14	Grillvagt	Peter	Bekræftet
15/6	14-18	Grillvagt	Anna	Mangler
15/6	10-18	Bar	Maria	Bekræftet

Kommunikation med frivillige

Kanaler

Vælg de rigtige kanaler:

Kanal	Bedst til
Email	Vigtig info, dokumenter
SMS	Akutte beskeder
Facebook-gruppe	Daglig kommunikation
WhatsApp/Messenger	Hurtig koordinering
Opslag i lokalet	Dem der ikke er digitale

Grupper og segmentering

Kommunikér målrettet:

• Alle frivillige
• Trænere
• Event-hjælpere
• Bestyrelsen
• Specifikke udvalg

Nyhedsbrev til frivillige

Månedligt frivilligbrev:

• Kommende opgaver/events
• Tak for seneste indsats
• Nyheder fra foreningen
• Mulighed for at melde sig

Læs mere: Email og nyhedsbreve for foreninger

Anerkendelse og fastholdelse

Hvorfor er det vigtigt?

Frivillige der føler sig værdsat:

• Bliver længere
• Yder mere
• Rekrutterer andre
• Er gladere

Digitale måder at anerkende

Synliggør indsatsen:

• Del billeder på sociale medier
• Nævn frivillige i nyhedsbreve
• Vis statistik over indsats
• Jubilæer for "årsværk"

Praktiske tiltag

Idéer:

• Frivilligfest (årligt)
• Tak-for-indsatsen mail efter events
• Diplomer/certifikater
• Små gaver
• Frivillig-af-måneden

Integration med medlemssystem

Frivillige i Conventus/Foreninglet

Hvis jeres medlemssystem understøtter det:

• Markér hvem der er frivillige
• Registrer roller og kompetencer
• Track indsats
• Kommunikér specifikt til frivillige

Fordele ved integration

Alt samlet:

• Én database
• Automatisk opdatering
• Nem rapportering
• Mindre dobbeltarbejde

Events og store arrangementer

Planlægning af frivilligindsats

Før eventet:

1. Kortlæg behov (hvilke opgaver, hvor mange)
2. Lav vagtplan
3. Rekruttér frivillige
4. Send praktisk info
5. Bekræft deltagelse

Under eventet

Koordinering:

• Kontaktperson for frivillige
• Check-in ved ankomst
• Klar opgavefordeling
• Kommunikationskanal (WhatsApp-gruppe)

Efter eventet

Opfølgning:

• Tak til alle frivillige
• Indsaml feedback
• Registrer hvem der deltog
• Evaluér hvad der virkede

Dokumentation og vidensdeling

Opgavebeskrivelser

Skriv ned hvordan opgaver løses:

• Trin-for-trin vejledning
• Hvad skal man vide?
• Hvem kontakter man ved spørgsmål?
• Typiske udfordringer og løsninger

Gem i delt mappe:

• Google Drive
• Dropbox
• Foreningens hjemmeside

Overdragelse

Når frivillige stopper:

• Hvad ved de, andre skal vide?
• Dokumentér før de går
• Introducer afløser

Tip: Print vigtige vejledninger så de er tilgængelige. Tonerland har billige printerpatroner.

GDPR og frivilligdata

Hvad må I gemme?

Relevant information:

• Kontaktoplysninger
• Roller og kompetencer
• Aktivitetshistorik

Kræver samtykke:

• Billeder
• Særlige oplysninger (allergi, etc.)

Slet når de stopper

Ved ophør:

• Spørg om de vil stå på "alumni"-liste
• Slet persondata efter behov
• Anonymisér statistik

Læs mere: GDPR for foreninger

Eksempel: Årshjul for frivilligkoordinator

Kvartalsvis

Q1 (januar-marts):

• Rekruttér til forårssæson
• Planlæg frivilligfest
• Opdatér frivilligkartotek

Q2 (april-juni):

• Sommerfest-frivillige
• Evaluering af forårsindsats
• Tak til frivillige

Q3 (juli-september):

• Rekruttér til efterårssæson
• Onboarding af nye
• Sæsonstart

Q4 (oktober-december):

• Julefrokost/tak-event
• Planlægning af næste år
• Årsstatistik

Værktøjer og ressourcer

Gratis værktøjer

Til frivilligstyring:

• Google Forms (tilmelding)
• Google Sheets (kartotek, vagtplaner)
• Trello (opgavestyring)
• Doodle (tidsplanlægning)
• WhatsApp/Messenger (kommunikation)

Dedikerede systemer

Hvis I har mange frivillige:

• Better Impact
• Volaby
• Frivillighedsportalen

Overvej: Er kompleksiteten nødvendig? Ofte er simple løsninger bedst.

Online tilstedeværelse

Frivilligside på hjemmesiden

Indhold:

• Hvorfor være frivillig hos os?
• Hvilke opgaver kan man hjælpe med?
• Tilmeldingsformular
• Historier fra frivillige

Tip: Med en WordPress-hjemmeside fra Mehosting kan I nemt oprette en dedikeret frivilligsektion med tilmeldingsformular.

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan får vi flere frivillige?

Tips:

• Spørg direkte (personlig henvendelse virker)
• Gør opgaverne overskuelige
• Tilbyd fleksibilitet
• Vis værdien af at hjælpe
• Bed eksisterende frivillige rekruttere

Hvordan undgår vi at de samme altid gør det?

Løsninger:

• Synliggør hvem der laver hvad
• Rotér opgaver
• Sæt grænser for enkeltpersoner
• Gør det nemt at melde sig til specifikke opgaver

Hvad gør vi med frivillige der ikke dukker op?

Håndtering:

• Bekræft altid deltagelse
• Send påmindelse
• Hav backup-plan
• Følg op bagefter (der kan være god grund)

Skal frivillige registreres som medlemmer?

Det afhænger af:

• Jeres vedtægter
• Forsikringsforhold
• Om de betaler kontingent

Mange foreninger: Frivillige er ofte også medlemmer

Tjekliste: Frivilligstyring

Overblik

1. Kartotek over alle frivillige
2. Kontaktoplysninger opdaterede
3. Oversigt over kompetencer
4. Viden om tilgængelighed

Kommunikation

1. Klar kanal til frivillige
2. Regelmæssig information
3. Nem måde at melde sig
4. Bekræftelse af tilmelding

Anerkendelse

1. Tak efter indsats
2. Synliggørelse af bidrag
3. Årlig fejring
4. Personlig påskønnelse

System

1. Nem opgavestyring
2. Vagtplanlægning
3. Dokumentation af processer
4. GDPR-compliance

Konklusion

God frivilligstyring:

• Gør det nemt at hjælpe
• Anerkender indsatsen
• Fordeler opgaverne fair
• Kommunikerer klart

Start med:

1. Overblik over jeres frivillige
2. Nem måde at kommunikere
3. Klar opgavefordeling
4. Regelmæssig tak

Husk: Frivillige giver deres tid gratis. Gør deres oplevelse så god som muligt, og de kommer igen!

Læs også: Online møder og samarbejde og Events og tilmeldinger