Events og tilmeldinger for foreninger

Arrangementer er ofte højdepunktet i foreningslivet – fra sommerfester til turneringer, generalforsamlinger til workshops. Men planlægning og tilmeldingshåndtering kan være tidskrævende. Denne guide viser jer hvordan digitale værktøjer gør det nemmere.

Typer af foreningsarrangementer

Oversigt

Typiske events:

• Generalforsamling
• Fester og sociale arrangementer
• Turneringer og stævner
• Kurser og workshops
• Åbent hus / rekrutteringsevents
• Sæsonafslutning
• Sponsorarrangementer

Forskellige behov

Event-type	Tilmelding	Betaling	Kompleksitet
Generalforsamling	Simpel	Nej	Lav
Sommerfest	Medium	Ofte	Medium
Turnering	Kompleks	Ja	Høj
Workshop	Simpel	Ofte	Lav
Stævne	Kompleks	Ja	Høj

Tilmeldingssystemer

Muligheder

Fra simpelt til avanceret:

Løsning	Pris	Bedst til
Google Forms	Gratis	Simple tilmeldinger
Facebook Events	Gratis	Uformelle events
Medlemssystemet	Inkluderet	Medlemsarrangementer
Eventbrite	Gratis-gebyr	Offentlige events
Holdsport	Inkluderet	Idrætsarrangementer
Billetto	Gebyr	Billettering

Google Forms

Den simple løsning:

• Gratis
• Nem at opsætte
• Svar i regneark
• Kan kobles til betaling

Sådan gør I:

1. Opret ny formular
2. Tilføj felter (navn, email, antal, etc.)
3. Del link via email/sociale medier
4. Se svar i Google Sheets

Begrænsninger:

• Ingen betaling direkte
• Ingen automatiske påmindelser
• Manuel håndtering

Facebook Events

Godt til uformelle events:

• Alle kender det
• Nem deling
• Påmindelser automatisk
• Diskussion i eventet

Begrænsninger:

• Kræver Facebook
• "Interesseret" ≠ tilmeldt
• Ingen betalingshåndtering
• Begrænset data-eksport

Via medlemssystemet

Conventus, Foreninglet, Holdsport:

• Integration med medlemsdata
• Ofte inkluderet betaling
• Automatisk kommunikation
• Ventelister

Fordele:

• Alt samlet ét sted
• Nem administration
• Automatik

Eventbrite

Til større events:

• Professionel platform
• Billethåndtering
• Betaling inkluderet
• Statistik og rapporter

Pris: Gratis for gratis events, gebyr ved billetsalg

Billetto

Dansk alternativ:

• Billetsalg med betaling
• God til koncerter, shows
• Integration med MobilePay

Elementer i et tilmeldingssystem

Hvad skal I indsamle?

Grundlæggende:

• Navn
• Email (vigtigst!)
• Telefon
• Antal deltagere

Evt. yderligere:

• Medlemsnummer
• Kostvaner/allergier
• T-shirt størrelse
• Transportbehov
• Kommentarer

Bekræftelse

Efter tilmelding:

1. Automatisk bekræftelsesmail
2. Praktisk information
3. Link til betaling (hvis relevant)
4. Mulighed for at ændre/afmelde

Påmindelser

Før eventet:

• 1 uge før
• 1 dag før
• Evt. samme dag

Indhold:

• Dato, tid, sted
• Praktiske detaljer
• Kontaktperson

Betaling i forbindelse med events

Muligheder

Betalingsmetoder:

Metode	Fordele	Ulemper
MobilePay	Nemt, alle har det	Manuelt at matche
Kort via tilmelding	Automatisk	Gebyrer
Bankoverførsel	Ingen gebyr	Langsomt
Kontant ved døren	Simpelt	Risiko, ingen forhåndsoverblik

Online betaling

Integration i tilmeldingsflow:

1. Deltager tilmelder sig
2. Vælger antal/type
3. Betaler med det samme
4. Modtager bekræftelse

Fordele:

• Automatisk registrering
• Færre "no-shows"
• Mindre arbejde

MobilePay ved events

Praktisk:

• Opret MobilePay-boks til eventet
• Send betalingsanmodning
• Match manuelt med tilmelding

Praktisk planlægning

Tidslinje for event

6-8 uger før:

• Beslut dato og sted
• Lav budget
• Opret tilmelding

4 uger før:

• Åbn tilmelding
• Promovér (email, sociale medier)
• Rekruttér frivillige

2 uger før:

• Status på tilmeldinger
• Bestil mad/udstyr
• Send påmindelse

1 uge før:

• Luk tilmelding (evt.)
• Final deltagerliste
• Praktiske forberedelser

Dagen før:

• Send praktisk info
• Tjek deltagerliste
• Sidste forberedelser

Promovering

Spred budskabet:

1. Email til medlemmer
2. Opslag på Facebook
3. Instagram story
4. Hjemmeside
5. Nyhedsbrev
6. Fysiske opslag

Deltagerliste

Hav styr på:

• Hvem har tilmeldt sig?
• Hvem har betalt?
• Særlige behov?
• Kontaktoplysninger

Tip: Eksportér til Excel/Sheets for overblik. Print til check-in. Tonerland har billige printerpatroner.

Check-in ved events

Løsninger

Simpelt:

• Printet liste + blyant
• Markér når folk ankommer

Digitalt:

• Tablet/telefon med deltagerlliste
• QR-kode scanning
• Apps som Eventbrite

Praktisk check-in

Tips:

• Hav listen alfabetisk
• Brug to personer ved mange deltagere
• Hav backup-liste (papir)
• Håndtér uventet fremmøde

Kommunikation omkring events

Før eventet

Kommunikér:

• Hvad, hvor, hvornår
• Tilmeldingslink
• Pris og betaling
• Praktiske detaljer

Under eventet

Hvis relevant:

• Live-opdateringer (sociale medier)
• Vigtige beskeder
• Ændringer i program

Efter eventet

Opfølgning:

• Tak for deltagelse
• Billeder fra eventet
• Feedback-formular
• Dato for næste event

Læs mere: Email og nyhedsbreve og Sociale medier

Feedback og evaluering

Indsaml feedback

Efter eventet:

• Send kort spørgeskema (Google Forms)
• Spørg om det væsentlige
• Gør det nemt at svare

Gode spørgsmål:

• Hvad var godt?
• Hvad kan forbedres?
• Vil du deltage igen?
• Score fra 1-10

Brug feedback

Til næste gang:

• Hvad skal vi gøre mere af?
• Hvad skal vi ændre?
• Dokumentér erfaringer

Specialtilfælde

Generalforsamling

Særlige krav:

• Indkaldelse med frist (se vedtægter)
• Dagsorden
• Stemmeret kun til medlemmer
• Referat bagefter

Digitale muligheder:

• Tilmelding via medlemssystem
• Materiale på hjemmesiden
• Evt. hybrid-møde (fysisk + online)

Turneringer og stævner

Kompleks administration:

• Holdtilmelding
• Puljeopdeling
• Kamptider
• Resultater

Dedikerede systemer:

• Sportsystems
• IT-stævne
• Foreningsspecifikke løsninger

Kurser og workshops

Særlige behov:

• Begrænset antal pladser
• Evt. venteliste
• Materialeliste
• Certifikat efter gennemførelse

Integration med hjemmeside

Events på hjemmesiden

Vis kommende events:

• Kalender
• Liste over arrangementer
• Tilmeldingslink

WordPress-løsninger:

• Events Calendar plugin
• Integration med Google Kalender
• Tilmeldingsformularer

Tip: Mehosting tilbyder WordPress-hosting hvor I nemt kan opsætte event-kalender med tilmelding.

Automatisk opdatering

Synkronisér:

• Opret event ét sted
• Vis på hjemmeside og sociale medier
• Undgå dobbeltarbejde

Budget for events

Planlægning

Typiske udgifter:

• Lokale
• Forplejning
• Udstyr
• Præmier
• Markedsføring
• Diverse

Typiske indtægter:

• Deltagergebyr
• Sponsorer
• Tilskud

Eksempel på eventbudget

Post	Budget	Faktisk
Indtægter
Deltagergebyr (50 x 100 kr)	5.000
Sponsor	2.000
Indtægter i alt	7.000
Udgifter
Forplejning	4.000
Lokale	1.000
Præmier	1.000
Diverse	500
Udgifter i alt	6.500
Resultat	500

GDPR ved events

Hvad skal I overveje?

Tilmeldingsdata:

• Indhent kun nødvendig information
• Informér om formål
• Slet efter eventet (medmindre der er grund til at gemme)

Billeder:

• Informér om fotografering
• Få samtykke til deling
• Vær ekstra opmærksom på børn

Læs mere: GDPR for foreninger

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan håndterer vi aflysninger?

Proces:

1. Beslut deadline for afmelding
2. Kommunikér refusionspolitik
3. Hav venteliste
4. Kontakt ventende ved afbud

Hvad gør vi hvis eventet er udsolgt?

Løsninger:

• Ventelistefunktion
• Informér om interesse til næste gang
• Overvej større lokale/flere events

Hvor længe skal tilmelding være åben?

Anbefaling:

• Åbn tidligt (4-6 uger før)
• Deadline 1-2 uger før eventet
• Giver tid til planlægning

Hvad med no-shows?

Minimér:

• Kræv betaling på forhånd
• Send påmindelser
• Gør det nemt at afmelde
• Kommunikér at der er venteliste

Tjekliste: Event-planlægning

Forberedelse

1. Dato og sted fastlagt
2. Budget udarbejdet
3. Tilmeldingssystem valgt
4. Frivillige rekrutteret

Kommunikation

1. Event oprettet (Facebook, hjemmeside)
2. Email sendt til medlemmer
3. Påmindelser planlagt
4. Praktisk info klar

Tilmelding

1. Tilmeldingsformular live
2. Betaling sat op
3. Bekræftelsesmail fungerer
4. Deltagerliste opdateres

Gennemførelse

1. Check-in system klar
2. Frivillige briefet
3. Nødkontakter klar
4. Backup-planer på plads

Opfølgning

1. Tak til deltagere
2. Feedback indsamlet
3. Billeder delt
4. Evaluering med team

Konklusion

God event-administration:

• Starter med klar plan
• Bruger de rigtige værktøjer
• Kommunikerer tydeligt
• Følger op efter eventet

Start med:

1. Vælg passende tilmeldingssystem
2. Lav tidsplan for planlægning
3. Brug automatiske påmindelser
4. Indsaml og brug feedback

Husk: Et veltilrettelagt event skaber gode oplevelser for medlemmerne og styrker fællesskabet i foreningen!

Læs også: Frivilligstyring og Sociale medier for foreninger