IT-budget og besparelser for foreninger

IT koster penge – men det behøver ikke koste en formue. Med de rigtige valg kan I få professionelle løsninger til foreningen uden at sprænge budgettet. Denne guide hjælper jer med at planlægge IT-udgifter og finde besparelser.

Hvorfor budgettere IT?

Undgå overraskelser

Uden budget:

• Pludselige udgifter til fornyelser
• Manglende midler til nødvendige værktøjer
• Dårlige valg under tidspres

Med budget:

• Planlægning af udgifter
• Sammenligning af alternativer
• Prioritering af behov

IT er en investering

Husk:

• Tid er også penge
• Effektive værktøjer sparer frivilliges tid
• Professionelt udseende tiltrækker medlemmer
• Automatisering reducerer arbejdsbyrden

Typiske IT-udgifter for foreninger

Oversigt over områder

Område	Typisk pris	Prioritet
Hjemmeside	500-3.000 kr/år	Høj
Domæne	50-100 kr/år	Høj
Medlemssystem	1.000-6.000 kr/år	Høj
Email/kommunikation	0-3.000 kr/år	Medium
Samarbejdsværktøjer	0-1.500 kr/år	Medium
Regnskabsprogram	0-2.500 kr/år	Medium
Sikkerhed	0-500 kr/år	Medium
Print og materialer	500-2.000 kr/år	Lav

Detaljeret gennemgang

Hjemmeside:

• Webhosting: 500-2.000 kr/år
• Tema/design: 0-800 kr (éngangs)
• Plugins: 0-500 kr/år
• Vedligeholdelse: Tid eller 1.000+ kr/år

Medlemssystem:

• Conventus: Fra ca. 1.200 kr/år
• Foreninglet: Fra ca. 1.200 kr/år
• Holdsport: Varierer
• Simpel løsning (Sheets): Gratis

Kommunikation:

• Professionel email: 0-600 kr/år
• Nyhedsbrevsløsning: 0-3.000 kr/år
• SMS-tjeneste: Varierer efter forbrug

Budget for forskellige foreninger

Meget lille forening (<50 medlemmer)

Minimumbudget: 1.000-2.500 kr/år

Post	Løsning	Pris
Hjemmeside	Facebook-side	0 kr
Domæne	Intet	0 kr
Medlemmer	Google Sheets	0 kr
Email	Gmail/gratis	0 kr
Diverse	Småting	500 kr
Total		500 kr/år

Eller med hjemmeside:

Post	Løsning	Pris
Hjemmeside	Billig hosting	600 kr
Domæne	.dk-domæne	80 kr
Medlemmer	Google Sheets	0 kr
Email	Med hosting	0 kr
Diverse		500 kr
Total		1.180 kr/år

Lille forening (50-200 medlemmer)

Anbefalet budget: 3.000-6.000 kr/år

Post	Løsning	Pris
Hjemmeside + email	WordPress hosting	1.200 kr
Domæne	.dk-domæne	80 kr
Medlemssystem	Basis-pakke	1.500 kr
Nyhedsbrev	Mailchimp gratis	0 kr
Samarbejde	Google Workspace gratis	0 kr
Diverse		1.000 kr
Total		3.780 kr/år

Mellemstor forening (200-500 medlemmer)

Anbefalet budget: 6.000-12.000 kr/år

Post	Løsning	Pris
Hjemmeside	God hosting	2.000 kr
Domæne	.dk-domæne	80 kr
Medlemssystem	Fuld pakke	4.000 kr
Nyhedsbrev	Betalt løsning	1.500 kr
Regnskab	Billy/Dinero	1.200 kr
Samarbejde	Google/Microsoft	0 kr
Diverse		1.500 kr
Total		10.280 kr/år

Stor forening (500+ medlemmer)

Budget: 15.000-30.000 kr/år

Større foreninger har typisk behov for:

• Avanceret medlemssystem
• Professionelt website
• Integrationer mellem systemer
• Evt. tilpassede løsninger

Gratis og billige alternativer

Helt gratis løsninger

Kommunikation:

• Gmail til foreninger
• Facebook-sider og grupper
• WhatsApp/Messenger grupper
• Mailchimp (op til 500 kontakter)

Samarbejde:

• Google Drive/Docs/Sheets
• Trello (opgavestyring)
• Slack (gratis version)
• Zoom (40 min møder)

Design:

• Canva (gratis version)
• Unsplash/Pexels (gratis billeder)

Nonprofit-rabatter

Google for Nonprofits:

• Gratis Google Workspace
• YouTube Nonprofit
• Google Ad Grants (reklamer)
• Ansøg: google.org/nonprofits

Microsoft for Nonprofits:

• Gratis Microsoft 365
• Azure-kreditter
• Ansøg: microsoft.com/nonprofits

Andre:

• Canva Pro (gratis for nonprofits)
• Slack (rabat til nonprofits)
• Mange andre tilbyder nonprofit-priser

Betingelser for nonprofit

Typiske krav:

• Registreret nonprofit/forening
• CVR-nummer
• Ikke-kommercielt formål
• Godkendelse via TechSoup eller direkte

Værd at undersøge: Kan spare tusindvis af kroner årligt!

Besparelsesstrategier

1. Vælg integrerede løsninger

Problem: Mange separate systemer = mange abonnementer

Løsning:

• Medlemssystem med email, betaling, hjemmeside
• Færre systemer = lavere samlet pris
• Mindre dobbeltarbejde

2. Brug gratis versioner først

Strategi:

• Start med gratis versioner
• Opgrader kun når I vokser ud af dem
• Mange gratis versioner er rigelige for små foreninger

3. Betaling årligt vs. månedligt

Ofte billigere årligt:

• 10-20% besparelse typisk
• Kræver likviditet
• Planlæg i budgettet

4. Evaluer løbende

Årlig gennemgang:

• Bruger vi dette værktøj?
• Får vi værdi for pengene?
• Findes der billigere alternativer?

5. Frivillige med kompetencer

Brug foreningens ressourcer:

• IT-kyndige medlemmer
• Professionelle der vil sponsorere tid
• Studerende der vil øve sig

6. Fælles indkøb

Muligheder:

• Samarbejde med andre foreninger
• Via DGI/DIF-aftaler
• Kommunale ordninger

Hosting og hjemmeside

Sammenlign priser

Typiske danske hostingpriser:

Udbyder	Pris/år ca.	Inkluderer
Billig hosting	300-600 kr	Basis
Mehosting	600-1.500 kr	WordPress, support
Premium	1.500-3.000 kr	Alt inkluderet

Anbefaling

For de fleste foreninger:

• Vælg dansk hosting med god support
• WordPress er fleksibelt og gratis
• Undgå de billigste (ofte dårlig support)

Tip: Mehosting tilbyder dansk WordPress-hosting til gode priser med god support.

Medlemssystem

Hvornår er det pengene værd?

Overvej:

• Antal medlemmer
• Kompleksitet (hold, kontingenttyper)
• Tidsforbrug på manuel administration
• Værdi af automatisering

Tommelfingerregel:

• Under 50 medlemmer: Gratis løsning kan være nok
• Over 50 medlemmer: System betaler sig typisk hjem i tid

Pris vs. funktioner

System	Pris/år	Bedste funktioner
Conventus	1.200-6.000	Komplet, mange integrationer
Foreninglet	1.200-4.000	Brugervenligt
Holdsport	1.200-5.000	Stærk på hold
Google Sheets	0	Fleksibelt, manuelt

Print og materialer

Spar på print

Tips:

• Print kun det nødvendige
• Brug sort/hvid når muligt
• Køb kompatible patroner
• Brug kladde-kvalitet til internt

Anbefaling: Tonerland har billige printerpatroner – både originale og kompatible.

Digital vs. papir

Gå digitalt når muligt:

• Dokumenter i cloud
• Digitale invitationer
• Online tilmelding
• Elektroniske regnskaber

Men: Nogle ting er stadig bedst på papir (plakater, flyers til målgrupper der foretrækker det).

Finansiering af IT

Kontingent

IT indgår i kontingent:

• Typisk ikke øremærket
• Del af foreningens drift
• Synliggør værdien for medlemmer

Tilskud

Muligheder:

• Kommunale digitaliseringspuljer
• DGI/DIF-støtte
• Lokale fonde
• Erhvervssponsorer

Tip: Søg specifikt til IT-projekter (ny hjemmeside, medlemssystem).

Sponsorer

IT-sponsorater:

• Lokale IT-virksomheder
• Hosting gratis mod logo
• Rabatter mod omtale

Årlig IT-gennemgang

Tjekliste for budgettering

Hvert år:

1. Gennemgå alle IT-abonnementer
2. Vurder om I bruger dem
3. Sammenlign med alternativer
4. Forny kun det nødvendige
5. Budget næste års behov

Spørgsmål at stille

For hvert værktøj:

• Hvad koster det?
• Bruger vi det aktivt?
• Hvad ville alternativet koste?
• Kan vi undvære det?

Investeringer vs. løbende udgifter

Éngangsudgifter

Eksempler:

• Ny hjemmeside (design)
• Logo og grafisk identitet
• Hardware (printer, projektor)
• Opsætning af systemer

Løbende udgifter

Abonnementer:

• Hosting
• Medlemssystem
• Software-licenser
• Domænefornyelse

Budgettér begge typer!

Eksempel på IT-budget

Budget for lille forening

IT-BUDGET 2025 - [Foreningsnavn]

LØBENDE UDGIFTER (årligt)
Webhosting (Mehosting)         1.200 kr
Domæne (.dk)                      80 kr
Medlemssystem (Foreninglet)    1.800 kr
Nyhedsbrev (Mailchimp)              0 kr
Samarbejde (Google Workspace)       0 kr
Subtotal løbende               3.080 kr

ENGANGSUDGIFTER
Nyt tema til hjemmeside          500 kr
Subtotal engangs                 500 kr

DIVERSE/BUFFER                   500 kr

TOTAL IT-BUDGET               4.080 kr

ROI - Afkast af IT-investeringer

Hvad får I igen?

Værdien af IT:

• Sparet tid (frivilliges timer)
• Flere medlemmer (synlighed)
• Færre fejl (automatisering)
• Bedre overblik (rapportering)

Eksempel på tidsbesparelse

Før medlemssystem (manuelt):

• Kontingentopkrævning: 10 timer/år
• Medlemsliste: 5 timer/år
• Kommunikation: 10 timer/år
• Total: 25 timer/år

Med medlemssystem:

• Kontingentopkrævning: 2 timer/år
• Medlemsliste: 0 timer/år
• Kommunikation: 3 timer/år
• Total: 5 timer/år

Besparelse: 20 timer/år

Hvis kassererens tid er 200 kr/time værd = 4.000 kr sparet Systemet koster 1.500 kr/år Nettogevinst: 2.500 kr/år i frigjort tid

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er det minimum vi skal bruge?

Absolut minimum:

• Facebook-side (gratis)
• Google Drive til dokumenter (gratis)
• Email (gratis)
• Total: 0 kr

Men: En investering på 2.000-4.000 kr/år giver meget mere professionelt resultat.

Kan vi klare os uden medlemssystem?

Ja, hvis:

• Under 30-50 medlemmer
• Simple kontingentstrukturer
• Tid til manuel administration

Nej, hvis:

• Mange medlemmer
• Komplekse holdstrukturer
• Automatisering er vigtigt

Hvornår skal vi investere mere?

Tegn på behov for opgradering:

• Vokser ud af gratis versioner
• Bruger for meget tid på manuel administration
• Medlemmer efterspørger funktioner
• Nuværende løsninger er utilstrækkelige

Konklusion

IT-budget for foreninger:

• Planlæg årligt
• Udnyt gratis alternativer
• Ansøg om nonprofit-rabatter
• Investér i det der giver værdi

Budget-principper:

1. Start småt og udvid efter behov
2. Gratis er godt – men ikke altid bedst
3. Tid har også en værdi
4. Evaluer løbende

Husk: Det handler ikke om at bruge mange penge, men om at bruge pengene rigtigt!

Læs også: IT til foreninger - introduktion og Regnskab og økonomi