De fleste foreninger holder én middag om året, hvor medlemmerne mødes uden at der skal besluttes noget. Den er ofte mere afgørende for sammenholdet end generalforsamlingen — og den bliver typisk planlagt af én person, tre uger før, i fritiden.
Tilmeldingen er hele projektet
Alt andet er nemt, hvis man ved præcis hvor mange der kommer. Problemet er, at folk tilmelder sig sent og melder fra endnu senere. To greb løser det meste:
- Betaling ved tilmelding. Ikke fordi pengene er afgørende, men fordi en betalt plads bliver brugt. Frameldingsprocenten falder markant.
- En hård frist, der bliver håndhævet. Restauranten skal have et tal, og det tal koster penge, hvis det er forkert. Sig det i indkaldelsen.
Brug et system der kan håndtere begge dele frem for en mailtråd. Langt de fleste medlemssystemer kan tilmelding med betaling, og gør de ikke det, findes der gratis værktøjer der kan.
Bordbestilling til et større selskab
Fra otte personer begynder de fleste restauranter at tale om fast menu. Fra tolv er der som regel tale om en særskilt aftale med depositum. Det er ikke besværlighed — det er fordi et selskab på tyve binder en tredjedel af restauranten en hel aften.
Ring frem for at skrive. Fem minutter i telefonen afklarer gruppestørrelse, menu, drikkevareaftale og sluttidspunkt, hvor en mailtråd tager en uge. Kødbyen er et af de områder i København hvor der er flest steder der kan tage større selskaber, fordi lokalerne oprindeligt var industribygninger — Early Birds oversigt over restauranter i Kødbyen er et brugbart udgangspunkt, og ved booking på dagen kan man typisk få en tredjedel skåret af prisen, hvilket for et selskab hurtigt bliver til et beløb der betyder noget for kontingentet.
De fire aftaler der skal være på plads
- Én regning eller separat? Aftal det med restauranten på forhånd. Separate regninger til tyve personer er en reel belastning for et køkken på en travl aften.
- Hvad er inkluderet? Er det maden alene, eller også to genstande? Skriv det i indkaldelsen, ellers opstår diskussionen ved bordet.
- Allergier og kostpræferencer. Saml dem ved tilmeldingen og send dem samlet senest 48 timer før.
- Taler og sang. Spørg om det er i orden, og hvornår det passer ind i serveringen.
Bordplanen
Den mest overset detalje. Frit valg betyder, at de samme fem sidder sammen som altid, og at nye medlemmer sidder yderst. En simpel bordplan — også en tilfældig en — er den billigste måde at få foreningen til at blande sig.
Og læg datoen tidligere næste år
Det eneste der pålideligt hæver deltagelsen, er varsel. Meld datoen ud ved årets begyndelse, også selvom stedet først vælges senere.