Enhver forening har den samme tilbagevendende opgave. Der skal findes præmier til turneringen, og de frivillige skal takkes efter sæsonen. Opgaven lander typisk hos den samme person, og den ender typisk med en pose kvitteringer, som kassereren skal have styr på tre uger senere.
Hvorfor det bliver rod
Problemet er ikke pengene. En forening bruger sjældent store beløb på den slags. Problemet er, at hver enkelt gave er en separat handling: køb, kvittering, udlevering og bogføring. Femten frivillige giver femten af hver.
Oveni kommer et spørgsmål, ingen rigtig kan svare på ved bordet: hvad giver man til en person, man kun kender fra klubhuset?
Én udsendelse i stedet for femten indkøb
Her har digitaliseringen faktisk gjort noget nyttigt. Med gavekort der sendes digitalt laves der én samlet udsendelse til alle modtagere, og hver enkelt vælger selv hvilket brand beløbet skal veksles til. Kassereren får ét bilag i stedet for femten, og ingen skal køre i byen dagen før generalforsamlingen.
Husk foreningens egne regler
To ting bør stå klart, inden I går i gang:
- Hvem må bevilge? De fleste vedtægter har en beløbsgrænse for hvad bestyrelsen kan beslutte uden generalforsamlingen.
- Hvad siger skattereglerne? Påskønnelse af frivillige har egne rammer, og de er ikke ens for alle foreningstyper. Spørg jeres revisor én gang, og skriv svaret ind i forretningsordenen.
Dokumentationen er den egentlige gevinst
Når uddelingen sker gennem ét system, findes der bagefter en liste over hvem der fik hvad og hvornår. Det er ikke bare rart for kassereren. Det er også svaret, når nogen på generalforsamlingen spørger hvad posten dækker over.
Start med det næste arrangement
Der er ingen grund til at lave om på alt på én gang. Tag det næste arrangement, prøv en samlet udsendelse, og se hvor lang tid det tager. Beslutningen bliver nem, når I kan sammenligne med sidste år.