Print er en af de skjulte omkostninger i mange foreninger. Sådan skærer I ned uden at gå på kompromis med kvaliteten på medlemsbladet.
De fleste foreninger har fokus på de store poster i budgettet — lokaleleje, forsikring, honorarer og eventudgifter. Men når man tager regnskabet frem og kigger på småposter, dukker der næsten altid et beløb op til print, toner og papir der er højere end forventet. På tværs af de foreninger jeg har hjulpet med IT, ligger det typiske forbrug på 3-8.000 kr om året alene til printerforbrugsstoffer.
Den gode nyhed er, at det tal kan halveres uden at det går ud over kvaliteten. Her er de områder hvor foreningerne typisk kan spare mest.
Forstå hvad I egentlig printer
Første skridt er at få overblik. De fleste foreningskasserere kan ikke svare på hvor mange sider printeren har spyttet ud det sidste år — men det tal ligger i printerens indstillinger, ofte under "vedligeholdelse" eller "printerinfo". Tag et kig og notér antallet.
Sammenlign med hvad I faktisk skal have på tryk. Er der medlemsblade der stadig går fysisk ud selvom halvdelen af medlemmerne får dem digitalt? Bliver mødereferater printet i ti kopier når alle har dem digitalt alligevel? Bliver bestyrelsen ved med at printe billag som PDF fra e-Boks ud bare for at scanne dem igen? Der er ofte 20-40% at hente bare ved at rydde op i print-vanerne.
Vælg den rigtige printer til foreningen
Har foreningen en gammel blækprinter der står i formandens hjem, er I nok låst på et højt pris-per-side niveau. Foreninger der printer over 100 sider om måneden burde overveje en lille laser-printer i stedet — driftsomkostningen er markant lavere.
Til foreninger der printer under 50 sider om måneden er den billige blækprinter fint. Men vær opmærksom på at billige printere ofte er "patron-slugere" hvor selve printeren er billig men patronerne dyre. Regn altid pris-per-side ind før I køber ny.
Forbrugsstoffer er største besparelse
Uanset hvilken printer I har, er det patronerne der bærer den løbende omkostning. Og her er det største spild — mange foreninger køber blindt originale patroner fra det første butiksled de kommer forbi.
Alternativet er kompatible eller genopfyldte patroner fra en dansk online-leverandør. Prisforskellen er markant: en original toner koster typisk 800-1.500 kr, en kompatibel af samme ydeevne 300-600 kr. På en forening der bruger 4-6 patroner om året er det hurtigt 3.000 kr sparet.
Jeg køber selv patroner til flere foreninger via tonerland.dk hvor der er både originale og kompatible på samme side, og hvor priserne er blandt de laveste jeg har fundet. Levering er hurtig — normalt 1-2 arbejdsdage — så I kan bestille når patronen begynder at ryge tør og har den inden næste bestyrelsesmøde.
Praktiske indstillinger der sparer forbrug
Selv med billige patroner kan I spare yderligere ved at ændre få printerindstillinger:
- Dobbeltsidet print som standard. Halverer papirforbruget på ét minut.
- Draft-mode til interne dokumenter. Bruger 30-50% mindre blæk.
- Farve kun når det giver mening. Referater, bilag, huskesedler behøver ikke farve — men de fleste kommer alligevel ud i farve fordi det er default.
- Kun det nødvendige antal kopier. Fem eksemplarer af hvert referat lyder som en god idé, indtil man opdager at tre af dem lander direkte i papirkurven.
Genbrug og bortskaffelse
Tomme tonerpatroner skal ikke i skraldespanden — de er både miljøaffald og potentielt en indtægt. Mange leverandører af kompatible patroner tager imod brugte patroner til genopfyldning og giver enten rabat eller et lille beløb tilbage. Andre foreninger har lavet fælles indsamlingsordninger med lokale skoler eller virksomheder.
Bruger I originale patroner, kan I sende dem tilbage til producenten via producentens indsamlingsordning (HP, Brother og de andre har alle en gratis returordning). Vælger I kompatible fra en dansk leverandør, følger returlabels ofte med.
Bundlinjen
Print er ikke en post der får jer på forsiden af foreningsavisen, men det er en post hvor der er reelle penge at hente uden at det kræver stort forarbejde. Skift til kompatible patroner, ryd op i print-vanerne, og sæt fornuftige standardindstillinger. Så skal budgettet for forbrugsstoffer være halveret ved næste generalforsamling — og de sparede penge kan gå til noget der reelt betyder noget for medlemmerne.